مقدمه

شرکت MC Development Corp (MCDC) یک برنامه جامع و مدون کنترل کیفیت Quality Plan (QP) را در بر اساس اصول استاندارد ISO 9001-2015 جهت تلاش برای ارتقا کیفی ساخت و ارائه پروژه های ساختمانی مطابق با خواست و رضایت شرکاء و مشتریان خود تهیه و ارائه نموده است. این سند سیستم مدیریت کیفیت شرکت MCDC جهت اجرای پروژه های ساختمانی را به تفصیل توضیح میدهد. شرکت MCDC مستقلاً و یا از جانب مشتریان خود (مالکان) طی قراردادهای اجرایی استاندارد تمامی مراحل برنامه ریزی، طراحی، و ساخت پروژه های مسکونی (عمدتا در نورث شور ونکوور) را مدیریت و اجرا مینماید. این برنامه توسط بهروز چهره پرداز، مدیرعامل شرکت، تهیه وتنظیم گردیده است.

در اینجا ترجمه قسمتی از بخش 4 این برنامه را که خلاصه ای از مراحل مدیریت یک پروژه توسط شرکت MCDC را توضیح میدهد، تقدیم می نمایم.

اصطلاحات و تعاریف

این "طرح کنترل کیفیت" (QP) بر مبنای الزامات و اصطلاحات به کار رفته در سیستم مدیریت کیفیت استاندارد ISO 9001:2015 تنظیم گردیده است. در این QP از اصطلاحات و تعاریف پیوست A استفاده شده است.

حوزه سازمانی MCDC و خلاصه پروسه اجرایی پروژه

MCDC یک شرکت ساختمانی در نورث ونکوور است که عمدتا خانه های مسکونی در شمال ونکوور احداث مینماید. در طی سه سال گذشته این شرکت دو پروژه کامل و یک پروژه بازسازی را به اتمام رسانده است. مدیر عامل شرکت MCDC پروسه هر پروژه را از تامین مالی (جذب سرمایه) و خرید ملک تا فروش خانه جدید بطور کامل مدیریت مینماید. مدیر پروژه (PM) مسئولیت بخش اجرائی هر پروژه را بر عهده دارد و در این کار سرپرست سایت به ایشان کمک میکند تا فعالیت های سایت را به بهترین شکل مدیریت و کنترل نمایند. مشتریان شرکت MCDC عمدتا یا خریداران نهایی ساختمان های نو ساز و یا مالک هایی هستند که با شرکت قرارداد ساخت یک خانه جدید منعقد کرده اند. شرکت MCDC تمام فعالیتهای لازم را برای خرید ملک، تامین مالی، طراحی، ساخت و فروش پروژه برعهده میگیرد. شرکت MCDC تمام فعالیتهای طراحی و ساخت هر پروژه را با قراردادهای جدا گانه به پیمانکار توانمند و مجرب سپرده، و مسئولیت کار آنها را از نظر کیفی بر عهده میگیرد. تمام فعالیتهای پروژه توسط مدیران و ناظران شرکت MCDC به صورت دقیق و سیستماتیک نظارت و کنترل میشود. شرکت MCDC از این "طرح کنترل کیفیت" (QP) برای بهینه سازی فرایند مدیریت کیفیت خود استفاده مینماید.

درک نیازها و انتظارات شرکاء و مشتریان

گروه های زیر بر عملکرد شرکت به صورت مستقیم تاثیر گذار هستند:

· سرمایه گذاران

· مالکان

· خریداران خانه های نو ساز

· شرکای شرکت

· مدیران شرکت

· پیمان کاران

· شهرداری و سایر موسسات دولتی مربوطه

در این (QP) خریداران، سرمایه گذاران و شرکای شرکت مشتریان خاص نامیده میشوند که میزان رضایت و خواسته های آنها به وسیله پرسشنامه ها و نظرسنجی های زمانبندی شده ارزیابی شده و مسئولانه پاسخ داده خواهد شد.

دامنه (QP) و استراتژی انطباق

شرکت MCDC از این "طرح کنترل کیفیت" (QP) برای تمام پروژه های خود که عموما خانه های مسکونی و سفارشی هستند استفاده میکند. روشهای توضیح داده شده در این (QP) مربوط به تمام فعالیتهای مدیریتی شرکت شامل تامین مالی، طراحی، ساخت و فروش میشود. در این (QP) از مفاد استاندارد ISO 9001 که مربوط به کار شرکت میشوند استفاده شده است. مدیریت شرکت MCDC ممیزی سالیانه جهت ارزیابی عملکرد و تاثیر اجرای این (QP) را به عمل خواهد آورد.

سیستم مدیریت کیفیت پروژه و مراحل آن

مراحل اصلی اجرای پروژه های شرکت MCDC و فرآیند نظارت و کنترل بر آنها در این قسمت توضیح داده میشود.

مراحل اجرائی یک پروژه معمولا به ترتیب زیر میباشد

1. راه اندازی پروژه (Project Start-up)

2. بررسی امکانات و انتخاب های موجود (Property acquisition)

3. تامین مالی و ارزیابی ریسک (Financing and risk assessment)

4. خرید ملک (Purchasing a property)

5. برنامه ریزی و طراحی پروژه (Project planning and design)

6. جواز ساخت (Permit)

7. آماده سازی سایت (Site Work)

8. فونداسیون (Foundation)

9. اسکلت (Framing)

10. لوله کشی (Rough-ins)

11. کارهای خارج ساختمان (Exterior )

12. کارهای داخلی ساختمان(Interior)

13. تکمیل نهایی(Finishing)

14. محوطه سازی (Landscaping and Grounds Work)

15. تحویل(Final Acceptance)

1. راه اندازی پروژه (Project Start-up)

مدیر عامل شرکت MCDC ، بهروز چهره پرداز، اشخاصی را که علاقمند به سرمایه گذاری در پروژه های MCDC هستند را به جلسه معرفی پروژه دعوت مینماید. در این جلسه، مدیر عامل شرکت به طور خلاصه مشخصات و مراحل پروژه موردنظر، بودجه مورد نیاز، برنامه زمان بندی و سود پیش بینی شده (برگشت پروژه) را توضیح میدهد. او هم چنین به تمام سئوالات سرمایه گذاران پاسخ میدهد. سپس به سرمایه گذاران دعوت شده بین 5-7 روز زمان داده میشود تا تصمیم خود را در مورد پروژه جدید شرکت MCDC اخذ نموده و اعلام نمایند که آیا مایل به شراکت و سرمایه گذاری خواهند بود یا خیر. سپس، مدیر عامل شرکت سرمایه گذار انی که علاقمندی خود به شرکت در سرمایه گذاری را اعلام کرده اند را به جلسه دوم دعوت مینماید و جزئیات بیشتری در مورد پروژه و گزینه های مختلف اجرای آنرا در اختیار آنان قرار میدهد. مدیرعامل و سرمایه گذاران و مدیر پروژه PM برنامه پروژه را مورد بازبینی قرارداده و در صورت نیاز تغییرات لازم را انجام میدهند. در این جلسه همچنین ریسک ها و فرصت های احتمالی مربوط به پروژه مورد بررسی قرار میگیرد. همچنین صحبتهای مقدماتی در مورد مرحله بعدی انجام میگیرد. نتیجه دلخواه این جلسه امضا قرار داد مشارکت بین شرکت و شرکاء جدید خواهد بود.

2. بررسی امکانات و انتخاب های موجود (Property acquisition)

مدیر عامل (CEO) شرکت MCDC به همراه مدیر پروژه PM مسئول جستجو و یافتن یک ملک مناسب جهت ساخت خانه مسکونی خواهند بود. آنها با استخدام یک مشاور مسکن آنالیز بازار مسکن و بررسی های لازم برای انتخاب ملک مناسب جهت ساخت و ساز را انجام میدهند و به دنبال مورد فروشی مطابق با خواسته های خود میگردند. پروسه جستجوی ملک بین دو تا شش هفته طول میکشد تا آنها بتوانند یک یا دو ملک مناسب را جهت خرید کاندید نمایند. سپس CEO دریک گزارش تحلیلی به شرکاء و سرمایه گذاران شرکت دلایل انتخاب و مزیت های ملک های کاندید شده را توضیح میدهد. در انتها مجمع سرمایه گذاران پروژه طی یک رای گیری با حضور همه اعضا تصمیم نهایی را برای تایید یک ملک جهت خرید اتخاذ و اعلام مینمایند. در رای گیری های مجمع سرمایه گذاران ضریب قدرت هر عضو برابر با درصد سرمایه گذاری آن عضو در پروژه مورد نظر میباشد

3. تامین مالی و ارزیابی ریسک (Financing and risk assessment)

پس از تعیین و انتخاب یک ملک جهت خرید، مدیر عامل و مدیر پروژه یک آنالیز تفصیلی راجع به منابع مالی موجود و ریسک های احتمالی پروژه را تهیه و به شرکا ارائه میدهد. در اکثر پروژه های MCDC تامین بودجه پروژه توسط خود شرکای شرکت صورت میپذیرد و تنها یک خط اعتباری (Line of Credit) بابت احتیاط و جبران کمبود احتمالی سرمایه موجود شرکاء افتتاح میگردد. همچنین مدیر عامل شرکت یک گزارش تشریحی درباره پیش بینی وضعیت بازار مسکن و برآورد سود دهی پروژه به شرکاء ارائه میدهد. پس از آن که سرمایه گذاران گزارش CEO را تایید کرده و مایل به سرمایه گذاری و شرکت در پروژه باشند آنرا به شرکت اعلام میکنند. بعد از اعلام آمادگی شرکاء، مدیر عامل MCD تاریخی را جهت واریز سرمایه اولیه اعلام شده به حساب بانکی مخصوص پروژه به شرکاء اعلام مینماید.

4. خرید ملک (Purchasing a property)

پس از تامین منابع مالی مورد نیاز و از پیش تعیین شده ، مدیر عامل و مدیر پروژه و مشاور (مشاور املاک) پروسه خرید ملک مورد نظر را با ارائه پیشنهاد قیمت آغاز میکند پس از امضا قرارداد خرید ملک تیم اجرائی پروژه متشکل از مدیر پروژه و مدیر عامل پروسه برنامه ریزی ساخت را آغاز مینمایند.

5. برنامه ریزی و طراحی پروژه (Project planning and design)

قبل از شروع مرحله اجرایی ساخت پروژه، مدیر پروژه برنامه زمانبندی و طراحی نقشه های معماری ساخت را آماده میکند.

نخست، برنامه زمانبندی و جدول هزینه های ساخت از طریق برنامه نرم افزار مسیر بحرانی CPM تهیه میگردد. برنامه CPM شامل جدول زمانی فعالیتهای ساخت پروژه، مدت زمان هر فعالیت، ترتیب و رابطه فعالیتها، و مقاطع کلیدی و مشخص اتمام مراحل ساخت و تحویل میباشد. شکل شماره یک نمونه ایی از برنامه CPM را نشان میدهد. برنامه CPM همچنین شامل شاخص های آماری بودجه، هزینه و منابع مورد نیاز اجرایی، مصالح، مهندسی، و نظارتی پروژه میباشد.

سپس، یک آرشیتکت و یک نقشه بردار برای تهیه نقشه های معماری استخدام میشوند. نقشه های معماری در یک همکاری نزدیک و سازنده بین مدیر عامل MCDC ، مدیر پروژه، و یک آرشیتکت مجرب تهیه میگردد نقشه های معماری در سه مرحله (1) طرح مقدماتی، (2) توسعه نقشه ها، و (3) طراحی نهایی نقشه های معماری انجام میشود. تمامی مراحل طراحی نقشه های معماری میبایستی با در نظر گرفتن نقطه نظرات مدیر عامل شرکت MCDC انجام شود. مدیر عامل MCDC مسئول انتقال نظرات و خواست شرکت و شرکای پروژه به طراح میباشد. در این مرحله دیگر نقشه های مورد نیاز از جمله نقشه های سازه، تاسیسات مکانیکی و برقی توسط مدیر پروژه و از طریق کارشناسان مجاز مربوطه تهیه میگردد.

6. جواز ساخت (Permit)

همزمان با تهیه طراح های معماری و سایر کارهای مورد نیاز جهت در خواست جواز ساخت، مدیر پروژه اقدام به در خواست مجوز تخریب و ساخت از شهرداری را مینماید. مدیر پروژه مسئول تطابق مدارک ارائه شده با مقررات شهرسازی میباشد. پس از آماده شدن نقشه های معماری، مدیر پروژه درخواست جواز را به همراه تمامی مدارک لازم به شهرداری تحویل داده و صدور جواز را پیگیری مینماید. تمامی مقررات ساختمان سازی، کاربری، و صدور جواز در وبسایت شهرداری منطقه نورث ونکوور(www.dnv.org) موجود و در دسترس عموم میباشد. قبل از صدور جواز، آزمایشاتی از قبیل تست وجود منبع انبار نفت، آلودگی خاک، ارتفاع سطح آب زیرزمینی، و آزمایش مکانیکی خاک، احتمال دارد که توسط شهرداری نیاز باشد.

7. مرحله پیش از اجرا (Pre-Construction)

پیش از شروع عملیات ساختمانی شرکت MCDC مدارک و دستورالعمل های کنترل کیفیت زیر را آماده مینماید.

· برنامه کنترل پیمان کاران (The Contractor Status Report- QMP3.1.1- Appendix C) ،شامل لیست فعالیتهای ساخت پروژه و تاریخ های ارائه مدارک مربوط به هر کار توسط پیمان کاران و دستورالعمل های شرکت MCDC نسبت به آن فعالیتها میباشد.

· دستورالعمل اجرایی کنترل کیفیت (Quality Requirements for Contractors- QMP2.2- Appendix B) که جزئیات مربوط به روشهای کنترل کیفیت توسط شرکت MCDC و پیمان کاران را توضیح میدهد که شامل مدارکی است که پیمان کاران قبل از انعقاد قرارداد میبایستی ارائه دهند :

• برنامه کنترل کیفیت (این سند )
• متد اجرا (Work Method)
• برنامه بازرسی و تست، و چک لیست ها (ITPs, and Checklists)
• لیست تعهدات پیمانکار (Material Submittals)

· نمونه متد اجرا (Work Method) تهیه شده توسط MCDC که شامل نمونه های چک لیست و بازرسی میباشد.

· نقشه ها و دستورالعمل های اجرائی پروژه

برنامه کنترل پیمان کاران (The Contractor Status Report- QMP3.1.1)

· برنامه کنترل پیمان کاران، شامل لیست فعالیتهای ساخت پروژه و تاریخ های ارائه مدارک مربوط به هر کار توسط پیمان کاران و دستورالعمل های شرکت MCDC نسبت به آن فعالیتها میباشد. آیتمهای زمانی تحویل مدارک و مقاطع تحویل کار شامل موارد زیر میشود:

• تاریخ هدف شروع هر فعالیت ساختمانی در سایت پروژه (بر اساس CPM پروژه )
• تاریخ هدف ارسال بسته های استعلام پیمان کاران (RFQ)
• تاریخ هدف دریافت استعلام پیمان کاران
• تاریخ هدف جلسه پیش قرارداد
• تاریخ هدف امضای قرارداد پیمان کار
• تاریخ هدف ارائه مدارک اولیه تعهد شده توسط پیمان کار و پاسخ مدیر پروژه
• تاریخ هدف جلسه بررسی ورک متد ها
• تاریخ هدف تکمیل و تایید نهایی ورک متد ها و پیوست های آن

در زمان شروع پروژه، مدیر پروژه مسئولیت دارد که تمام اطلاعات "لیست برنامه " فوق را تکمیل و به روز رسانی نماید، تا تمام مسئولیت ها برای انجام کار مشخص شود. این لیست برنامه فوق میبایستی در جلسات دوره ای (هر دو هفته و یا ماهانه ) مدیریت شرکت MCDC باز بینی و به روز رسانی شود.

دستورالعمل اجرایی کنترل کیفیت (Quality Requirements for Contractors- QMP2.2)

" دستورالعمل اجرایی الزامات کنترل کیفیت " سند دیگر برنامه ریزی توسط شرکت MCDC در ابتدای پروژه میباشد. این دستورالعمل وظایف کاری و تعهدات پیمان کاران در زمینه مدیریت کیفیت اجرا را به روشنی و به صورت کامل تعریف کرده و پروسه کنترل کیفیت و الزامات پیمان کاران را تشریح مینماید. دستورالعمل فوق همچنین برنامه های زمانی پروسه ذکر شده (مانند بازرسی ها ، مدارک لازم، جلسات، تبادل اطلاعات) را تعریف و تشریح مینماید.

دستورالعمل QMP2.2 میبایستی به همراه بسته های استعلام (RFQ) برای پیمان کاران مورد نظر شرکت ارسال شود، تا بدین وسیله پیمان کاران از رویه و شیوه کنترل و مدیریت شرکت آگاهی کامل پیدا کنند. این دستورالعمل میبایستی بعدا در قرارداد اصلی پیمان کار به عنوان ضمیمه گنجانده شود.

هدف از این دستورالعمل تشریح رویه مدیریت کیفیت و تعریف مسئولیت های مربوط به آن است.

ورک متد ها (WORK METHOD)

تمام فعالیتهای ساختمانی پروژه به پیمان کاران حرفه ایی و توانا از طریق قراردادهای استاندارد واگذار میگردد. پیمان کاران تحت قرارداد MCDC ملزم به ارائه ورک متدهای اجرایی و چک لیست های مربوط به آن میباشد. این ورک متد ها میبایستی به همراه مدارک لازم برای پاسخ استعلام و جهت بررسی به مدیر پروژه ارائه شود. هر ورک متد باید تمام جزئیات کار مورد قرارداد و نحوه کنترل کیفیت آن را شرح دهد.

هر ورک متد شامل مقاطع هر فعالیت (Task Steps-TSs) میباشد. هر TS باید در سه مرحله بازرسی (Inspections) شود: قبل از شروع TS ، در خلال آن، و در پایان مقطع (در زمان تکمیل TS ).

پیمان کار موظف است تمام جزئیات ورک متد را برای تمامی طرف های در گیر کار تشریح و تفهیم نماید. هر ورک متد شامل آیتم های زیر میباشد:

· معیارهای سنجش و پذیرش کیفی هر مقطع کارTS

· دستورالعمل ها و پروسه اجرای هر TS

· کار و مدارک لازم تحویل دادنی توسط پیمانکار

· شرح مسئولیت ها و سلسله مراتب اجرا و کنترل کار

· صورت کامل ابزار و تجهیزات لازم برای اجرای کار

· متدهای شناسایی و رفع اشکالات کار در حین اجرا

· چک لیست ها و ITPs های لازم

· تمام نقشه ها و شرح مشخصات لازم

· ملزومات قرارداد

شرکت MCDC یک بایگانی ا ز نمونه های ورک متدها و چک لیست ها دارد که جهت کمک به پیمانکار برای آشنایی با خواسته های شرکت در اختیار پیمانکار قرار میگیرد. جدول شماره (1) فعالیت های معمول پروژه ها و ورک متدهای موجود شرکت را نشان میدهد.

نکته مهم : پیمانکار به تنهایی مسئول ارائه ورک متد مربوط به کار خود میباشد و ورک متدهای MCDC تنها به جهت نمونه و کمک به پیمان کار ارائه میگردد اما نهایتا پیمان کار مسئول است که ورک متد را بر اساس روش کار خود تغییر دهد و یا تنظیم نماید.

روش های اجرای کار شرح داده شده در ورک متد باید کاملا با الزامات شرکت، کد ها و مقررات شهر سازی ، و اصول فنی مهندسی استاندارد انطباق داشته باشد. پیش از استفاده ورک متدها در اجرای کار میبایستی به تایید مدیر پروژه و پیمانکار برسد(امضای هر دو طرف الزامی است.)

برنامه بازرسی و تست، و چک لیست ها (ITPs, and Checklists)

ITP دستورالعمل و برنامه اجرای بازرسی های کنترل کیفیت کار انجام شده توسط پیمان کار میباشد و شامل لیست جزئیات و مقاطع کار و تشریح روش های بازرسی، تست، معیار تحویل، زمان و محل بازرسی، بازرسی مجدد، مجری بازرسی، ستون شروط پذیرش ((Hold Points or Witness points مدیر پروژه، و شماره چک لیست مربوطه میباشد. معمولا ITP ها به همراه چک لیستهای آن ضمیمه ورک متد مربوطه ارائه میشود.

هر مقطع کاری TS میبایستی سه بار بازرسی شود. (1) قبل از شروع هر مقطع – BI ، (2) در خلال اجرای مقطع -DI ، پس از پایان مقطع- AI .

هر بازرسی توسط مسئولین مربوطه (پیمانکار و مدیر پروژه ) و چک لیست مشخص مربوط به آن اجرا میشود. هر چک لیست مربوط به یک مقطع کاری بوده و شامل صورت مواردی میباشد که باید چک شود. ارزیابی نتیجه بازرسی ها بر اساس یک سیستم امتیازدهی و بر اساس سه معیار کیفیت، تحویل به موقع، و ایمنی کار انجام میشود. این امتیاز دهی به شرح زیر تعریف میشود:

چنانچه پیمانکار چک لیست های لازم را در اختیار نداشته باشد، MCDC سری جامع چک لیست های خود را در اختیار پیمان کار قرار میدهد(همانند ورک متدها).

QMP2.2 جزئیات و ملزومات کامل ITP ها و چک لیستها و روش اجرای آنها را به صورت کامل توضیح میدهد.

لیست تعهدات پیمانکار (Material Submittals)

هنگام تهیه برنامه ها و ملزومات پروژه، شرکت MCDC تمامی مصالح مورد نیاز هر مقطع کار را ارزیابی و محاسبه دقیق نموده و مسئول تهیه آنرا مشخص مینماید(شرکت یا پیمانکار). شرکت MCDC متد مشخصی را جهت سفارش، تحویل، انبار، و نگهداری مصالح تعریف مینماید. دستورالعمل کنترل و اجرای موارد ذکر شده به طور کامل در بخش 8.4.2 توضیح داده شده است. مشخصات مصالح بکار رفته در پروژه و مسئول تهیه آن میبایستی در بسته استعلام موجود میباشد. در نهایت جزئیات و مسئولیت تامین مصالح در قرارداد پیمان کار بصورت کامل و دقیق ذکر خواهد شد.

8. شروع مرحله ساخت (Construction Phase Start Up)

پس از اخذ مجوز تخریب و تهیه نقشه ها و مدارک لازم ، مرحله ساخت پروژه آغاز خواهد شد. تمام فعالیت های ساخت به پیمان کاران واگذار میگردد شرکت از QMP3.1.1 به عنوان دستورالعمل اجرا و کنترل ساخت استفاده مینماید. این دستورالعمل باید به صورت ماهانه توسط مدیریت شرکت بازبینی و به روز گردد.

اولین قدم برای اجرای هر فعالیت ساخت ارسال بسته استعلام RFQ به پیمان کاران مورد نظر شرکت و دعوت آنان به استعلام دهی میباشد. مدیر پروژه از طرف شرکت MCDC مسئول مدیریت و اجرای مراحل ساخت میباشد.

دعوت پیمان کاران جهت استعلام دهی(RFQ)

شرکت MCDC اولویت اجرای کار را به پیمان کارانی میدهد که در گذشته با شرکت همکاری داشته اند و شرکت رضایت کاملتری از آنها داشته است (بر اساس سیستم امتیاز دهی ذکر شده) . برای هر فعالیت ساخت میبایستی از سه پیمانکار هم سطح استعلام گرفته شود. تشخیص اولیه صلاحیت پیمانکاران مورد نظر با مدیر عامل و مدیر پروژه میباشد. هفتاد روز پیش از زمان پیش بینی شده شروع هر فعالیت نامه در خواست استعلام به همراه بسته ملزومات قرارداد به پیمانکاران مورد نظر فرستاده میشود. بسته استعلام (RFQ Package) حاوی موارد زیر میباشد:

· QP شرکت

· ملزومات و دستورالعمل کنترل کیفیت

· موارد تحویل شدنی پروژه و زمانبندی آنها

· نقشه ها، مشخصات فنی، و دستورالعمل های اجرایی ساختمان

· نمونه ورک متد ها ، چک لیست ها و ITP ها

پیمانکار باید موارد و آیتم های خواسته شده و ذکر شده در استعلام را به همراه پیشنهاد قیمت به طور یک جا به شرکت MCDC تحویل دهد. این آیتم ها شامل ورک متد ها و چک لیست های کارفرما ، جزئیات دقیق کار ارائه شده، و مصالح بکار رفته میباشد.

مدیر پروژه موظف است تمامی ملزومات پاسخ استعلام را در یک تبادل اطلاعات کامل و سازنده در اختیار پیمانکار قرار دهد . مدیر پروژه همچنین موظف است به تمامی پرسش ها ی پیمانکاران پاسخ دهد. پیش از ارائه پیشنهاد توسط پیمانکار ایشان باید به طور کتبی اظهار نماید که تمامی ملزومات و خواسته های شرکت را به روشنی فهمیده است. بعد از آنکه هر دو طرف با نتایج نهائی جلسه استعلام موافق و راضی بودند، پیمانکاران پیشنهاد رسمی خود را ارائه میدهند که شامل موارد زیر میباشد:

· قیمت

· تعهد زمانی شروع عملی کار

· اظهار نامه کتبی مبنی بر درک کامل ملزومات و نقشه های ارائه شده

· نمونه اولیه ورک متد ها و چک لیست ها

· تعهد کتبی جهت ارائه ورک متد ها و چک لیست های تکمیل شده و نهایی تا حد اکثر 14 روز پیش از شروع کار

· ارائه مدارک مرتب و گویا قابل بررسی برای مدیر پروژه

آخرین فرصت ارائه پیشنهاد توسط پیمانکار 40 روز پیش از زمان پیش بینی شده شروع کار در کارگاه میباشد.

امضای قرار داد (Contract Signing)

پس از دریافت جواب تمامی استعلام ها (پیشنهاد قیمت) از پیمان کارها، مدیر پروژه پیشنهاد ها را براساس ارزیابی های کارشناسی (بررسی امتیازات پیمان کارها )بطور دقیق بررسی و ارزش گذاری مینماید. سپس مدیر پروژه یکی از پیشنهاد دهندگان را که بهترین شرایط و بالاترین امتیاز را در میان استعلام ها دارد به مدیر عامل شرکت MCDC معرفی مینماید.

پس از تایید مدیر عامل، مدیر پروژه نامه درخواست ارائه مدارک و ملزومات عقد قرارداد را به همراه یک دعوت نامه به جلسه پیش-قرارداد برای پیمانکار ارسال مینماید.

برگزاری جلسه پیش-قرارداد قبل از انجام هر توافق الزامی است در این جلسه تمامی جوانب کار، نحوه کنترل کیفیت کار، و مسئولیت های مربوط به آن مورد بحث قرار گرفته و تغییرات پیشنهادی در صورت صلاح دید طرفین انجام میپذیرد. دستورالعمل برگزاری جلسه پیش-قرارداد (QMP 3.2) نحوه برگزاری این جلسه توسط مدیر پروژه و موارد ی که باید در این جلسه مطرح شود (مواردی همچون ملزومات QP و ورک متد ها ) را توضیح میدهد. در جلسه پیش-قرارداد ، نسخه اولیه ورک متد و چک لیست ها مورد بررسی و در صورت لزوم اصلاح توسط مدیر پروژه و پیمانکار قرار میگیرد. توجه به نظرات و نیازهای هر دو طرف در تدوین هرچه بهتر ورک متد نهایی امری ضروریست. (ورک متد نهایی پس از امضای قرارداد و حداکثر 14 روز قبل از شروع عملیات اجرایی کار مورد قرارداد میبایستی توسط پیمانکار به تایید شرکت برسد)

QMP 3.2 چارچوب مواردی که باید در جلسه پیش-قرارداد مطرح شود و یادداشتهایی که باید ثبت شود را توضیح میدهد. پس از آنکه نسخه نهایی تمامی ملزوات قرارداد اعم از نقشه ها، مختصات ساخت، QP ، ورک متد، و چک لیست ها تکمیل گردد و به تایید هر دو طرف برسد، قرارداد امضا خواهد شد. قرارداد پیمانکاری شامل آیتم های زیر میباشد:

· اسناد تکمیلی قرارداد

· محدوده و چگونگی انجام کار

· دستمزد ها (قیمت قرارداد) و نحوه پرداخت

· مدت اجرا و زمان شروع و تکمیل آن

· شرایط عمومی و اجرای کار

· نحوه اجرای بازرسی ها

· نحوه اعمال تغییرات

· نحوه حل اختلاف

· مرجع مقررات رسمی

· بیمه و ضمانت

· پیوست ها

- دستورالعمل ها (مانند دستورالعمل اجرای جلسات مختلف- QMP 3.2 )

- ورک متد و ضمیمه های آن

> ورک متد

> نقشه ها و مختصات اجرایی

> چک لیست ها و ITP ها

آخرین فرصت برای امضای قرارداد 30 روز پیش از زمان شروع کار ( در برنامه زمانبندی پروژه ) میباشد.

جلسه بازبینی ورک متد و چک لیست ها

پس از امضای قرارداد و پیش از شروع کار، پیمانکار موظف است نسخه نهایی ورک متد ها را آماده و به همراه سایر ملزومات، حداکثر تا 14 روز پیش از آغاز کار به مدیر پروژه تحویل نماید. این نسخه پیش از تایید نهایی میبایستی به دقت توسط هر دو طرف مورد باز بینی قرار گیرد.

بدین منظور، پیمانکار موظف است جلسه بازبینی ورک متد و چک لیست ها (QMP 4.2) را با حضور مدیر پروژه و در صورت لزوم افراد مسئول دیگر برگزار نماید. در این جلسه مباحث مربوط به چگونگی اجرا و کنترل کیفیت کار مورد بررسی قرار میگیرد و ملزومات کنترل کیفیت کار مانند ورک متد، ITP ها، چک لیست ها ، دستورالعمل ایمنی و محیط زیست مورد بازبینی قرار میگیرد و در صورت لزوم تغییرات لازم اعمال میگیرد. این جلسه بازبینی در صورت لزوم در حین کار هم تکرار خواهد شد.

نسخه نهایی ورک متد و پیوستهای آن باید پیش از اجرا از طرف هر دو طرف ( پیمان کار و مدیر پروژه ) تایید امضا شود. پیمانکار تنها مسئول و پاسخگوی جوانب مختلف ورک متد و اجرای صحیح آن میباشد.

بازرسی های کنترل کیفیت (Inspections)

ITPها جدول شرح بازرسی های مربوط به هر مقطع کار و محل و زمان آنرا مشخص میکند. هر مقطع کار نیازمند حداقل سه سری بازرسی (BI, DI, AI) کنترل و کنترل مضاعف توسط پیمانکار میباشد. بازرسی های کنترل کیفیت MCDC به صورت ر ندوم بر تمام بازرسی های پیمان کار انجام میشود.

QMP 2.2 انجام بازرسی های زیر را الزامی مینماید:

· بازرسی اولیه (Initial Inspection) – QMP 4.3

قبل از شروع فعالیت مورد قرارداد ، پیمان کار موظف به انجام بازرسی اولیه با حضور نماینده MCDC، طراح، و همه عوامل اجرایی کار پروژه جهت اطمینان از وجود شرایط لازم برای شروع کار و وجود ملزومات کامل اجرا میباشد. پیمان کار موظف است حداقل دو روز زودتر زمان بازرسی اولیه را به اطلاع مدیر پروژه برساند.

· بازرسی های سه گانه مقاطع هر فعالیت

همانگونه که در بخش ورک متد توضیح داده شد هر فعالیت مورد قرارداد شامل چندین مقطع مختلف بوده و برای هر مقطع لازم به اجرای بازرسی های سه گانه (BI, DI, AI) توسط پیمان کار میباشد. پیمان کار موظف است حداقل دو روز زودتر زمان بازرسی های سه گانه را به اطلاع مدیر پروژه برساند. برای انجام هر بازرسی یک چک لیست در اختیار پیمان کار و مدیر پروژه قراردارد که تمام مواردی را که باید در زمان بازرسی چک شود و مسئولیت های مربوط به آنرا مشخص کرده است. ارزیابی نتیجه بازرسی ها توسط مدیر پروژه و سیستم امتیاز دهی تعریف شده (ایمنی، زمان، کیفیت) انجام میشود.

· بازرسی های غیر زمان بندی شده و بازرسی مصالح

علاوه بر بازرسی های زمان بندی شده مدیر پروژه می تواند هر زمان که صلاح بداند اقدام به بازرسی کار در حال انجام نماید. همچنین بازرسی مصالح به صورت مداوم توسط مدیر پروژه و کارفرما انجام میشود .

· بازرسی نهایی

پس از اتمام کامل فعالیت ( همه مقاطع ) بازرسی نهایی به درخواست پیمانکار و توسط مدیر پروژه انجام خواهد شد. هدف از این بازرسی بررسی کارهای انجام شده، رفع کلیه ایرادات و امکان صدور اعلام اتمام کار میباشد. بازرسی نهایی میبایستی حتما با حضور همزمان کارفرما (یا نماینده او ) و مدیر پروژه انجام شود.

بازرسی هایی که توسط شرکت MCDC انجام میشود به صورت رندوم و با اختیار و انتخاب مدیر پروژه انجام میشود. پیمانکار موظف است زمان اجرای دقیق همه بازرسی ها را از قبل ( حداقل 3 روز) به صورت کتبی و رسمی به اطلاع مدیر پروژه شرکت برساند.

نحوه کنترل کیفیت ساخت

شرکت MCDC و پیمانکاران طرف قرارداد آن از دستورالعمل QMP 2.2 و ابزار های ورک متد برای راهبرد، کنترل، و پذیرش جهت مدیریت و اجرای بازرسی ها و کنترل کیفیت استفاده مینماید.

کلیه قرارداد های شرکت با پیمان کاران شامل این بند ویژه است: "کلیه پرداخت های شرکت MCDC به پیمان کار بابت اجرای یک فعالیت فقط به شرطی قابل پرداخت است که تمام بازرسی ها و چک لیست های مربوط به آن کار تایید و پذیرش مدیر پروژه با عنوان، قابل قبول، را داشته باشد". یا به عبارت دیگر پیمان کار میبایستی بابت کیفیت کار اجرا شده در چک لیست ها حداقل امتیاز 3 را که به معنای " وجود اشکالات قابل چشم پوشی" میباشد را کسب کرده باشد. در طول پروژه، مدیر پروژه به صورت دائمی بر کار و بازرسی های پیمان کار نظارت خواهد داشت.

Quality Surveillances: بازرسی های مضاعف از پیش اعلام نشده از سوی مدیر پروژه بدون محدودیت و به صورت رندوم بر روی بازرسی های ذکر شده پیمان کار انجام میگردد. معیار ارزیابی چک لیست ها توسط مدیر پروژه همان شروط و معیارهای قید شده در ورک متد و قرارداد و نقشه ها و مختصات فنی مربوط به آن کار میباشد. در ورک متد ها مقاطعی از کار وجود دارد که تنها با اجازه مدیر پروژه قابل اجرا خواهند بود (حتی با وجود کسب امتیاز لازم)

تست های لازم بر روی موارد ذکر شده در ITP میبایستی توسط شرکت های آزمایشگاهی معتبر و خبره انجام شود. در صورت قابل قبول بودن نتیجه تست ها، مدارک آن در فرمهای مخصوصی و به صورت اسکن شده توسط شرکت نگهداری میشود.

مسئولیت کنترل و بازرسی مصالح و تجهیزات در هنگام ورود به کارگاه و در حین استفاده بر عهده پیمان کار و سرپرست کارگاه شرکت میباشد. سرپرست کارگاه میبایستی آمار کلیه مصالح و تجهیزات را در هنگام ورود به کارگاه در سیاهه مربوط به آن ثبت و نگهداری نماید. براساس دستورالعمل کنترل مصالح که در بند 8.4.2 این QP بطور کامل توضیح داده شده، ورود هر گونه مصالح و تجهیزات به داخل کارگاه مستلزم ثبت در سیاهه مربوطه و امضای سرپرست سایت و یا مدیر پروژه است.

نحوه کنترل و اصلاح کارهای ناقص و یا اشکال دار (Control Of Nonconforming Product)

در ورک متد ها چگونگی جستجو، یافتن، و اصلاح ایرادات کار تعریف شده است. هر وضعیتی یا شکلی از کار که با اسناد و ملزومات تایید شده توسط مدیر پروژه مغایرت داشته باشد ناقص تلقی شده و در صورتی که نتواند تایید مدیر پروژه و یا امتیاز حداقل 3 را کسب کند و یا اینکه تا پایان وقت اداری آن روز ایرادش برطرف شود میبایستی دستورالعمل رفع ایراد شرکت در مورد آن اجرا شود. مدیر پروژه مسئول پی گیری اصلاح ایرادات توسط پیمانکار و بایگانی نتایج آن میباشد.

نحوه نگهداری اسناد پروژه

تمامی اسناد و پرونده های پروژه میبایستی حداقل در دو نسخه اسکن شده، یک نسخه در دفتر شرکت و نسخه دیگر در دفتر کارگاه نگهداری شود. مدیر پروژه مسئول تهیه و ثبت تمام اسناد پروژه و ارسال یک نسخه به دفتر شرکت میباشد. مدیر پروژه همچنین میبایستی اطمینان حاصل کند که تمام اسناد موجود در کارگاه در بهترین شرایط نگهداری و در دسترس افرادی که به آنها نیاز دارند قرار دارند.

· کلیه مدارک مدیریت و کنترل کیفیت

· نقشه ها، مختصات کار، و جداول برنامه پروژه

· بازرسی های شهرداری

· ورک متد ها و چک لیست ها و ITP ها

· گزارش ها و فرم های بازرسی ها و تست

· گزارش های دوره ایی پروژه (هفتگی و ماهانه)

· گزارش های روزمره سایت

· صورتهای خرید، حمل، رسید تحویل، و بازرسی مصالح

· گواهی تکمیل کار

· گزارش ها، یاداشت ها، و لیست های مربوط به نواقص و مشکلات کار

· فرمهای اصلاح و جلوگیری از ادامه کار

· گزارش ها و یاداشت های جلسات

· فرم های مخصوص درخواست های پیمان کار

مدیریت تغییرات

هر زمان که شرکت MCDC به عنوان کار فرما بخواهد تغییری را در نحوه انجام کار و یا مصالح به کار رفته انجام دهد، اولا مدیر پروژه میبایستی در خواست تغییر را به صورت کتبی و با توضیحات کامل در اختیار پیمان کار قرار دهد.

سپس پیمانکار هزینه ها و پیامد های تغییر پیشنهاد شده را از نظر هزینه، زمان، و مواردی دیگر مورد بررسی قرار داده و نتیجه را به مدیر پروژه اعلام مینماید. در صورت توافق مدیر پروژه، تغییرات متناسب در قیمت قرارداد، نحوه اجرای کار و مدت زمان آن به صورت یک پیوست تغییر (Change Order) به صورت مکتوب شرح داده میشود و به امضای طرفین رسیده و لازم الاجرا تلقی میشود.

9. مراحل اعلام اتمام کار پیمانکار

وقتی پیمانکار کار را تکمیل شده و به اتمام رسیده بداند میبایستی مدارک زیر را جهت دریافت گواهی تکمیل کار به مدیر پروژه ارائه نماید:

· کلیه نتایج بازرسی ها و چک لیست ها (که باید نشان دهد همه کارها تکمیل شده و کلیه نواقص برطرف شده اند)

· یک لیست کامل و جامع از کلیه فعالیت های انجام شده و ایرادات برطرف شده

· یک در خواست رسمی برای بازرسی مدیر پروژه و صدور گواهی تکمیل کار.

پس از دریافت موارد فوق، مدیر پروژه اقدام به بررسی و ارزیابی شرایط کار انجام شده جهت اعلام پایان کار مینماید. ارزیابی مدیر پروژه براساس نتایج بازرسی ها و امتیاز های داده شده و گزارشات نظارتی و بر اساس دستورالعمل فرم QMP 11.1 (فرم ارزیابی تکمیل کار پیمان کار) انجام میپذیرد. تمامی نتایج این ارزیابی ها میبایستی در" سند اطلاعات عملکرد پیمانکاران QMP 11.2 " توسط مدیر پروژه ثبت شود این سند در آینده به عنوان یک منبع اطلاعات مفید برای انتخاب پیمان کار مناسب استفاده خواهد شد.

اگر نتیجه ارزیابی مدیر پروژه اتمام کامل کار وعدم وجود هیچگونه ایراد قابل توجه در کار پیمانکار باشد گواهی تکمیل کار توسط مدیر پروژه و تایید مدیر عامل صادر و مبالغ مربوط با پیمانکار تسویه میشود. در غیر این صورت و وجود هر گونه ایراد که از نظر مدیر پروژه غیر قابل چشم پوشی باشد، پروسه رفع ایراد میبایستی مجددا توسط پیمان کار پیگیری و اجرا شود، تا رفع تمامی ایرادات.

10. اعلام تکمیل کار اجرای پروژه

اتمام فعالیتهای اجرائی پروژه تنها با صدور " مجوز سکونت Certificate of Occupancy " توسط شهرداری منطقه، و اعلام مدیر پروژه رسمیت مییابد. برای صدور این مجوز علاوه بر تکمیل کامل کارهای ساختمانی، تایید نهایی و رسمی بازرسی تکمیل ساختمان توسط بازرس شهرداری الزامی است.